German · Upper intermediate (B2) · Chapter 10 of 12
Formal writing
Ein formeller Brief
Write a formal complaint in German: letter phrases, a neutral nominal style, aufgrund and trotz, and connectors like sowohl … als auch and weder … noch.
In this chapter you'll learn to
- Start and end a formal letter or email correctly
- Turn an angry sentence into a neutral, formal one
- Use a nominal style with aufgrund and trotz
- Link ideas with sowohl … als auch and weder … noch
Listen
In Schwerin, Thorsten Voigt (38) helps his neighbour Renate Albers (71) write an email to the property management because the lift in their building is broken. Listen to the whole dialogue first, then line by line.
Thorsten Voigt
Frau Albers, Sie wollten doch der Hausverwaltung schreiben, weil der Aufzug schon wieder kaputt ist. Soll ich Ihnen helfen?
Mrs Albers, you wanted to write to the property management because the lift is broken again, didn't you? Shall I help you?
Renate Albers
Das wäre sehr nett, Herr Voigt. Ich habe schon angefangen, aber es klingt so unfreundlich: „Der Aufzug ist seit drei Wochen kaputt, und niemand macht etwas!“
That would be very kind, Mr Voigt. I've already started, but it sounds so unfriendly: “The lift has been broken for three weeks, and nobody is doing anything!”
Thorsten Voigt
Was Sie schreiben, stimmt ja. Wir formulieren es nur etwas sachlicher: „Sehr geehrte Damen und Herren, seit dem 3. März ist der Aufzug in unserem Haus außer Betrieb.“
What you've written is true. We'll just phrase it a bit more neutrally: “Dear Sir or Madam, since 3 March the lift in our building has been out of order.”
Renate Albers
Ja, das klingt besser. Und dann möchte ich schreiben, dass ich im vierten Stock wohne und die Treppen für mich sehr schwierig sind.
Yes, that sounds better. And then I'd like to write that I live on the fourth floor and the stairs are very difficult for me.
Thorsten Voigt
Genau: „Ich wohne im vierten Stock. Aufgrund meines Alters ist das Treppensteigen für mich sehr schwierig.“
Exactly: “I live on the fourth floor. Because of my age, climbing the stairs is very difficult for me.”
Renate Albers
Und ich habe schon zweimal angerufen. Aber weder beim ersten noch beim zweiten Mal hat mich jemand zurückgerufen.
And I've already phoned twice. But neither the first time nor the second time did anybody call me back.
Thorsten Voigt
Das schreiben wir auch: „Trotz mehrerer Anrufe habe ich bisher weder eine Antwort noch einen Termin für die Reparatur erhalten.“
We'll write that too: “Despite several phone calls, I have so far received neither a reply nor a date for the repair.”
Renate Albers
Sehr gut. Und die Familie Petrović aus dem dritten Stock hat mit ihrem Baby das gleiche Problem.
Very good. And the Petrović family on the third floor have the same problem with their baby.
Thorsten Voigt
Dann schreiben wir: „Das betrifft sowohl ältere Mieter als auch Familien mit kleinen Kindern. Ich bitte Sie, den Aufzug bis zum 31. März reparieren zu lassen.“
Then we'll write: “This affects both older tenants and families with small children. I would ask you to have the lift repaired by 31 March.”
Renate Albers
Und wenn sie wieder nicht reagieren?
And what if they don't react again?
Thorsten Voigt
Dann fragen wir beim Mieterverein nach. Aber erst mal bleiben wir höflich: „Für eine baldige Antwort wäre ich Ihnen dankbar. Mit freundlichen Grüßen“, und darunter Ihr Name.
Then we'll ask the tenants' association. But for now we'll stay polite: “I would be grateful for an early reply. Yours faithfully”, and your name underneath.
Renate Albers
So klingt das viel besser. Vielen Dank, Herr Voigt. Darf ich Sie dafür auf einen Kaffee einladen?
That sounds much better. Thank you very much, Mr Voigt. May I invite you for a coffee to say thank you?
Understand
Formal letters and emails
A formal letter or email in German has a fixed frame. If you don't know the name, start with and if you do: or . After the comma, the next line starts with a small letter unless it begins with a noun or .
End with and your name, with no comma after . In between, stay neutral and factual (): describe the problem, give dates, say what you expect and by when. Strong feelings and exclamation marks don't belong in a formal letter.
| Purpose | Formal phrase |
|---|---|
| start | |
| say why you're writing | … |
| describe the problem | |
| make a request | , … … |
| ask for a reply | |
| end |
Nominal style: aufgrund meines Alters
Formal German often uses a noun where speech uses a verb and a clause. Compare: (spoken) and (formal). Any infinitive can become a neuter noun: , .
The nominal style often comes with prepositions that take the genitive: (because of, due to), (despite) and , which you know. In speech, and are sometimes used with the dative, but in writing use the genitive: , (because of the breakdown; = breakdown, failure).
| Spoken | Formal |
|---|---|
| , … | … |
| , … | … |
| , … | … |
| , … | … |
Two-part connectors: sowohl … als auch, weder … noch
sowohl … als auch means “both … and”: weder … noch means “neither … nor”, and it already contains the negation, so don't add or :
nicht nur … sondern auch (not only … but also) adds emphasis: These connectors make formal writing clear and are also common in careful speech.
- Weder beim ersten noch beim zweiten Mal hat mich jemand zurückgerufen.Neither the first time nor the second time did anyone call me back.
- Sie spricht sowohl Englisch als auch Polnisch.She speaks both English and Polish.
More in the grammar: Formal style: nouns, fixed noun-verb pairs and genitive prepositions · Two-part connectors: zwar … aber, sowohl … als auch, je … desto
New words
- die Hausverwaltungproperty management (company) · feminine, plural:
- der Aufzuglift · masculine, plural: ; also
- klingento sound · Präteritum: ; Perfekt:
- sachlichneutral, factual, objective · = unfriendly
- außer Betriebout of order · = operation; also company
- aufgrundbecause of, due to · + genitive: ; = age
- die Treppestairs, staircase · feminine, plural: ; = climbing stairs
- der Anrufphone call · masculine, plural: ; = several
- bisherso far, until now
- erhaltento receive · formal for ; Perfekt:
- der Mieter / die Mieterintenant · plural: / ; = to affect; = the same problem
- reparieren lassento have (something) repaired · + infinitive = to have something done
- höflichpolite · = tenants' association
- dankbargrateful · = I would be grateful.
Practise
1.How do you start a formal email if you don't know the name of the person?
2.Complete the two-part connector.
I have received neither a reply nor a date.
3.Complete the two-part connector.
This affects both older tenants and families with children.
4.Put the words in order.
Tap the words below in the right order.I would be grateful for an early reply.
5.Match the formal words with their meanings.
Pick a word on the left, then its meaning on the right.
6.Which is the formal, nominal version of “”?
0 of 6 exercises done.
Say it out loud
Sehr geehrte Damen und Herren,
Dear Sir or Madam,
Listen, then say it out loud, as close to the recording as you can.
Check
Five questions on this chapter. Then mark it as finished to add its words to your review deck.
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